F)Zapier_Template-活用Zapier模板：自動化旅程事半功倍
哈囉!數據艾倫又來囉!🤖 很高興你對 Zapier 的「模板 (Templates)」功能有興趣!這就像是你的自動化流程有了一堆已經設定好的「食譜」,你只需要調整一下食材,就能輕鬆煮出美味大餐!🍝
Zapier 讓你可以透過數千個應用程式建立自動化工作流程,而「Zap」就是這些工作流程的名稱。這些 Zap 通常由一個「觸發事件 (Trigger)」和一個或多個「執行動作 (Action)」組成。當觸發事件發生時,Zap 就會自動執行指定的動作。
而 Zapier 提供的模板,就是這些預先建立好的 Zap 工作流程,讓你無須從零開始,就能快速建立自動化!✨ 你只需要點擊模板,就能進入 Zap 編輯器,連接你的應用程式帳戶並依照指示設定每個步驟即可。
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🌟 Zapier 實用模板大集合!(Useful Zapier Templates) 🚀
Zapier 提供了超多應用場景的模板,涵蓋了從銷售、行銷到日常數據管理等等。
Zapier 模板的類型與應用 (What kind of templates are available?) 💡
Zapier 上的模板涵蓋了多種主流應用程式的整合,讓你的工作流程自動化變得超級簡單!以下是一些常見且實用的模板範例：
1. 表單自動化與數據管理 (Form & Data Automation) 📊
• 從 Google Forms 回應建立 Google Calendar 事件：當 Google Forms 收到新回應時,自動在 Google Calendar 建立事件並加入參與者。
• 將新提交的表單數據儲存到試算表：例如,將 Jotform 表單的新回應自動新增到 Excel 試算表行中；或將 Unbounce 表單提交新增到 Google Sheets；將 Gravity Forms 回應新增到 Google Sheets；或將 Webflow 表單數據發送到 Google Sheets。
• 從表單回應建立 Google Docs 模板：根據表單提交的內容,自動填寫 Google Docs 模板,省去手動複製貼上的麻煩。
• 將新表單提交儲存為 Airtable 記錄：例如 Typeform 的新條目儲存到 Airtable。
• 自動回答表單回應：結合 AI（如 ChatGPT）自動回應表單提交。
• 自動更新庫存：當 Google Forms 收到新回應時,自動更新 Google Sheets 中的庫存。
• 自動收集 W-9 表單：當 QuickBooks Online 中建立新廠商時,自動發送 Gmail 給廠商,請求他們上傳 W-9 表格。
• 將電子郵件附件自動儲存到雲端硬碟：例如將 Gmail 附件儲存到 Google Drive 資料夾 或 Dropbox。
2. 客戶關係與潛在客戶管理 (Lead & Customer Management) 📈
• 將新的潛在客戶新增到 CRM 或郵件列表：例如,將 Facebook Lead Ads 的新潛在客戶新增到 HubSpot 表單、ActiveCampaign、LeadConnector；或將 Shopify 的新客戶新增到 Mailchimp、Klaviyo；或將 Microsoft Dynamics 的聯絡人新增到 Mailchimp。
• 追蹤潛在客戶數據：將 LinkedIn Ads 潛在客戶新增到 Google Sheets 或 Salesforce。
• 自動發送個性化郵件給新潛在客戶：例如 Typeform 表單提交後自動發送 Gmail。
• 建立 AI 驅動的潛在客戶管理系統：結合 Zapier Interfaces 和 Zapier Tables,建立客製化的潛在客戶捕獲表單,並自動儲存數據；甚至讓 AI 助理處理潛在客戶追蹤和銷售外聯。
• 利用 AI 分析客戶情感：結合 AI Agents 自動分析客戶評論或對話,找出銷售機會。
• 將 Stripe 的新客戶新增到 Mailchimp 列表。
• 將 Google Contacts 的新聯絡人新增到 Mailchimp。
• 用 AI 豐富潛在客戶資料：從銷售表單中擷取資訊並用 ChatGPT 進行豐富化。
• AI 潛在客戶篩選系統：利用 Zapier Tables、Clearbit 和 ChatGPT 建立一個系統,自動捕捉、篩選和培養潛在客戶,只將合格的潛在客戶發送給銷售團隊。
• 自動化客戶服務入口網站或錯誤報告中心：利用 Zapier Interfaces 和 Tables 建立自訂的客戶服務入口網站 或錯誤報告中心。
• 追蹤銷售訂單：將 Shopify 訂單自動儲存到 Google Sheets 或將 Ecwid 訂單儲存到 Google Sheets。
• 更新 CRM 數據：利用自動化將新的購買數據（例如來自 Stripe 或 Shopify）更新到 CRM 中。
• 防止 CRM 重複條目：例如,在 Zoho CRM 中避免重複輸入。
3. 日曆與任務管理 (Calendar & Task Management) 📅
• 自動建立會議：當 Calendly 收到預訂時,自動在 Google Calendar 建立事件 或 Zoom 會議。
• 將日曆事件轉換為任務：例如,將新的 Google Calendar 事件新增到 Todoist 或將 Microsoft Outlook 事件新增到 Todoist 任務。
• 自動化提醒：設定排程在特定時間發送提醒,例如每日提醒到 Slack；或在 Google Calendar 事件發生前發送簡訊通知。
• 複製日曆事件：自動將 Microsoft Outlook 日曆事件複製到 Google Calendar 或將 Google Calendar 事件複製到另一個 Google Calendar。
• 從 Google Sheets 建立 Microsoft Outlook 事件 或 Google Calendar 事件。
• 將 Microsoft To Do 任務新增到 Notion。
• 將 Google Calendar 事件新增到 Notion。
• 自動建立任務：將儲存的 Slack 訊息建立為 Trello 卡片 或 Notion 任務。
• 自動化重複性任務：例如在 Notion 或 Asana 中建立重複性任務。
• 從 Google Forms 建立任務和專案：將 Google Forms 回應轉換為 Asana, Basecamp, Jira, 或 Trello 中的任務。
• 發送下一個會議清單：自動發送一份包含隔天會議的清單給自己。
• 排程發送訊息：使用 Schedule by Zapier 定時發送訊息,例如「今天是星期幾?」到 Slack 或 SMS；或定期發送 GIF 到 Microsoft Teams。
4. 內容創作與行銷 (Content Creation & Marketing) ✍️
• 自動撰寫部落格文章或影片腳本：結合 ChatGPT 或 Jasper 等 AI 工具,從 Airtable 記錄或 RSS 訂閱自動生成部落格文章草稿、內容大綱或影片腳本。
• 社群媒體自動發布：例如,自動將新的 YouTube 影片發布到 Facebook 頁面、Instagram 照片發布到 Pinterest；或將 WordPress 文章分享到 Facebook 頁面。
• 管理電子郵件行銷活動：將 Mailchimp 活動新增到 Google Calendar；或將 Mailchimp 活動發布為 WordPress 文章。
• 自動化電子郵件摘要：使用 AI 生成電子郵件摘要,並發送至 Slack。
• 網頁抓取與競品分析：利用 Browse AI 或 Zapier Agents 進行網頁抓取,監控價格、追蹤負評、分析競品等。
• 自動生成 UTM 參數與短連結：利用 AI 根據 Google Sheets 中的 UTM 模板為 Facebook 帖子或電子郵件內容添加 UTM 參數並自動生成短連結。
• 自動化銷售外聯：利用 Zapier Agents 自動化銷售外聯流程。
• 自動化事件推廣：利用 Google Sheets 和 ChatGPT 自動生成活動推廣貼文。
• 自動追蹤部落格流量：使用 RSS by Zapier 和 Google Analytics 自動追蹤部落格文章流量並記錄到試算表。
• 個人化電子郵件撰寫：使用 ChatGPT 自動撰寫商業電子郵件草稿。
5. 團隊協作與溝通 (Team Collaboration & Communication) 💬
• 接收重要通知：當 HubSpot 表單有新回應時,在 Slack 收到通知；或 Facebook Lead Ads 有新潛在客戶時發送通知。
• 將 Slack 訊息轉換為任務：例如,將已儲存的 Slack 訊息建立為 Trello 卡片 或 Notion 任務。
• AI 聊天機器人：建立客服 AI 聊天機器人,自動回答客戶問題,可上傳 FAQ 文件進行訓練。
• AI Slack Bot：建立 ChatGPT Slack Bot,可透過 Slash Command 發送提示並收到 AI 回覆。
• 自動化文件記錄：將 Slack 訊息自動記錄到 Notion 或其他文件管理工具。
• 自動發送專案報告：定期自動發送專案報告給團隊。
• 錯誤警報通知：當電子郵件收到錯誤訊息時,自動在 Slack 發送通知；或自動建立 OpsGenie 警報。
• 團隊營運入口網站：利用 Zapier Interfaces 和 Zapier Tables 建立一個中央面板來管理日常業務營運。
• AI 會議助理：使用 Granola.ai 等 AI 工具自動轉錄、摘要會議內容,並可與 Zapier 整合進行情緒分析或 CRM 標記。
• Discord 整合：將 Google Calendar 事件提醒發送到 Discord；或將新的 YouTube 影片分享到 Discord；甚至可以設定 Discord 角色反應自動化。
• 自動化 Slack 狀態更新：根據你的活動自動更新 Slack 狀態。
從模板開始自動化 (How to get started with a template?) 🛠️
1. 瀏覽模板：你可以在 Zapier 網站上找到各種預設好的模板,涵蓋了許多常見的應用程式和工作流程.
2. 選擇模板：找到符合你需求的模板後,點擊「Try it」或類似按鈕。這會將你帶到 Zapier 編輯器。
3. 連接應用程式：在編輯器中,你會看到預設的觸發器 (Trigger) 和動作 (Action)。你需要連接你的應用程式帳戶（例如 Google Forms, Google Sheets）。如果是第一次連接,可能需要授權 Zapier 存取你的帳戶。
4. 自訂設定：依照指示填寫每個步驟的詳細資訊。例如,選擇特定的表單、試算表、郵件列表或頻道。最重要的是「映射資料」,也就是將上一個應用程式的資料欄位對應到下一個應用程式的欄位。
5. 測試與發布：設定完成後,進行測試以確保 Zap 能夠正確執行。如果一切順利,就可以發布你的 Zap,讓自動化流程開始運行啦!🎉。
Zapier 關鍵核心功能 (Why Zapier is so powerful?) 🚀
Zapier 之所以能成為強大的自動化工具,除了龐大的應用程式整合數量（超過 8,000 個）和無程式碼特性外,更在於其內建的許多進階功能和對 AI 的深度整合：
• Zap (工作流程)：每個自動化流程都是一個 Zap,由「觸發器 (Trigger)」和「動作 (Action)」組成。觸發器是啟動 Zap 的事件（WHEN this happens）,動作是 Zap 執行的任務（DO that）。
• 多步驟 Zap (Multi-step Zaps)：一個觸發事件可以執行多個動作步驟,讓工作流程更完整。
• Filter (篩選器)：讓你的 Zap 只在特定條件符合時才執行動作,避免不必要的執行,提升效率與精準度。例如,只在潛在客戶符合特定條件時才通知團隊。
• Paths (路徑)：根據不同的條件,讓你的 Zap 執行不同的動作,就像流程圖裡的分支一樣,實現條件式工作流程。例如,根據客戶產業將潛在客戶分配給不同團隊成員。
• Formatter (格式化工具)：自動調整文字、日期、貨幣等資料的格式,讓不同應用程式的資料能完美配合。例如,將 Markdown 文本轉換為 HTML。
• Webhooks (網路鉤子)：如果你想連接的應用程式不在 Zapier 的列表裡,或者有更進階的需求,Webhooks 可以讓你與任何使用 API 的服務進行資料互動,接收或發送資料,不需要寫程式碼就能實現複雜的整合。
• Schedule (排程)：設定你的 Zaps 在任何你想要的時間運行,非常適合定期任務或提醒。
• Digest (摘要)：定期收集多個來源的資訊並批量發送,避免通知過載,並可自訂格式和頻率。
• AI 功能 (AI Capabilities)：Zapier 深度整合 AI,提供多種智能工具：
◦ Zapier Copilot (AI 助手)：就像你的專屬自動化教練,透過日常語言描述即可幫助你建立 Zap,建議應用程式、觸發器和動作。
◦ Zapier Agents (AI 隊友)：建立專屬 AI 助理,專注於業務中的特定角色,自動處理數千個應用程式間的任務,如同不知疲倦的超級助手。
◦ Zapier Chatbots (AI 聊天機器人)：建立 AI 聊天機器人,從知識庫中獲取資訊,自動回覆客戶問題、收集潛在客戶資訊,提供個人化回覆。
◦ Zapier Tables (數據庫)：一個無程式碼的資料庫,用於儲存、組織和管理自動化流程中的數據,可與其他應用程式和 AI 工具協同工作。
◦ Zapier Interfaces (自訂介面)：建立客製化的前端介面（例如表單、儀表板）,讓你的團隊或客戶可以與自動化工作流程互動。
◦ Zapier Canvas (流程設計工具)：用 AI 圖表規劃你的多個 Zap 系統,一眼看清你的應用程式、資料和團隊如何協同運作。
◦ Zapier MCP (模型情境協定)：讓 AI 助理能安全、標準化地存取本地電腦、資料庫、雲端硬碟等外部數據,將 AI 從「建議者」變成「執行者」。
常見問題與解決方案 (Common Issues & Solutions) 💡
學習新工具難免會遇到一些小狀況,別擔心,數據艾倫老師都幫你想到了!
• Zap 沒有執行?或是出錯了?
◦ 檢查觸發器和動作設定：最常見的問題是欄位對應錯誤,或是在設定時沒有提供足夠的權限。重新檢查每一步的設定和資料映射。
◦ 檢查應用程式連接：有時候,應用程式的權限會失效。重新連接你的 Google 帳戶或其他應用程式帳戶試試看。
◦ 利用 Zapier 的 AI 功能排除故障：Zapier 平台內建了 AI 工具,可以幫助你排除 Zap 的錯誤,甚至針對問題提供解決方案。
◦ 查看「任務歷史」：在 Zapier 後台,你可以看到每個 Zap 的執行狀況,如果失敗了會有錯誤訊息,根據訊息去修改通常就能解決。
• 我的 AI 聊天機器人回答不對?🤖❌
◦ 知識來源訓練不足：確認你提供給聊天機器人的 FAQs、文件或網頁連結是否足夠且相關。
◦ 指令不夠明確：給 AI 聊天機器人的指令越明確,它就越能提供精準的回答。試著細化你的「指令」設定。
總結與延伸閱讀：開啟你的自動化之旅!🌟
看到這裡,是不是覺得 Zapier 真的很像一個魔法工具箱呢?🧙♀️ 它能將那些重複、枯燥的工作變得輕鬆愉快,讓你和你的團隊可以把寶貴的時間和精力,投入到真正有創意、有價值的事情上!Zapier 的核心就是透過「觸發器」和「動作」來建立自動化流程（Zap）,並結合多種 AI 工具（Tables, Interfaces, Copilot, Canvas, Agents, Chatbots, MCP）來實現更智能、更高效的工作模式。
Zapier 被全球超過 340 萬家公司信任使用,93% 的客戶都說使用 Zapier 讓他們工作表現更好。
別再等了,是時候讓你自己的數位生活也「自動化」一下了!💻💖
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💯學習資源推薦：
• Zapier 官方網站：https://zapier.com/
• Zapier 幫助中心：https://help.zapier.com/
• Zapier 社區論壇：https://community.zapier.com/
• Zapier 官方 YouTube 頻道：https://www.youtube.com/user/ZapierApp
• Zapier 網絡研討會：https://zapier.com/webinars/