F)Zapier-Func_Zapier Digest: 資訊摘要與自動化報告
哈囉,各位同學!👋 我是你們的數據艾倫,又到了我們一起探索 Zapier 魔法工具箱的時間啦!✨ 今天我們要來深究一個超實用的進階功能——「Digest by Zapier」!
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💡 一、簡介：告別通知轟炸,迎接有條不紊的摘要報告!
在這個數位世界裡,你是不是常常被各種 App 的即時通知搞得心煩意亂?🤯 一下子是新潛在客戶警報,一下子是表單提交通知,又一下子是任務完成提醒... 叮叮咚咚響個沒完,資訊量爆炸到你根本無法專心!😱
別擔心!「Digest by Zapier」就是你的救星!它就像一個超級貼心的秘書,能夠幫你收集來自不同 Zap（自動化流程）的零散資訊,然後在特定的時間點,將這些資訊**彙整成一份簡潔的摘要報告,一次性地發送給你!**📄 想像一下,不再是零星的即時通知,而是一份每日、每週或每月的精華報告,讓你能夠專注工作,又能掌握所有重要資訊!這不僅能大大減少通知的干擾,更能提升你審閱資訊的效率和品質!💯
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🧠 二、核心原理：收集、排程、釋放,讓資訊流動更智慧!
「Digest by Zapier」的核心原理很簡單,就是將原本即時發送的單一資訊,轉化為批次處理的摘要內容。它在 Zapier 的自動化流程中,通常扮演一個重要的「動作 (Action)」步驟。
2.1 Digest 如何運作?
當你的 Zap 觸發並產生資訊時,你可以設定一個「Digest」步驟來收集這些資訊。這個步驟並不會立刻將資訊發送到目的地,而是暫時將它們「追加 (Append)」到一個虛擬的「摘要器」中。然後,在達到你預設的時間或條件時,它才會將這些累積的資訊「釋放 (Release)」出來。
• 作為動作 (Action)：Digest by Zapier 主要作為 Zap 的一個動作步驟,讓你能夠將其他應用程式的資料收集起來。
• 付費功能：請注意,Digest by Zapier 是一個進階工具,需要 Zapier 的 Pro 方案或更高層級才能使用。
• 不計入任務用量：最棒的是,Digest 步驟本身不計入你的 Zapier 任務用量,這表示你可以盡情收集資訊而不用擔心用量問題!
2.2 主要特性與優勢
1. 獨特命名,方便管理：你可以為每個 Digest 設定一個獨特的名稱（最多 32 個字元）,這樣在管理多個自動化流程時,能輕鬆識別和引用不同的摘要。
2. 自訂格式,美觀實用：Digest 支援多種格式化選項,包括 HTML、Slack 格式,或搭配 Zapier Formatter 來美化文字、統一日期格式、加入表情符號等,讓摘要內容更符合你的需求和閱讀習慣。
3. 彈性遞送,隨心所欲：你可以自由設定摘要的遞送頻率：每日、每週、每月,甚至可以設定在累積達到特定數量的條目後才發送,或由另一個 Zap 流程來觸發釋放。
4. 多來源彙整,一目瞭然：Digest 的強大之處在於,它可以從多個不同的 Zap 或應用程式中收集資訊,然後將所有資訊彙整成單一的一份摘要。例如,你可以將來自登陸頁面、社群媒體和電子郵件行銷活動的潛在客戶資訊,全部整合到一份每週報告中。
5. 條件式工作流程：透過「Find Digest」動作,你可以在不實際釋放摘要內容的情況下預覽其內容。這對於需要根據摘要內容進行下一步邏輯判斷的 Zap 來說非常有用,例如根據收集到的條目數量來調整訊息格式。
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👣 三、步驟教學：從入門到進階,打造你的專屬摘要!
我們來看看如何設定「Digest by Zapier」吧!
3.1 基本設定：追加條目並排程摘要 (Append Entry and Schedule Digest)
這是最常用的設定,用於定期收集並發送摘要。
1. 建立你的 Zap 觸發器和前置動作 🚀
◦ 首先,設定好你的 Zap 的觸發器（例如「新郵件入 Gmail」）以及任何在收集資訊前需要執行的動作步驟。
2. 新增 Digest 動作 ➕
◦ 在 Zap 編輯器中,點擊「+」新增一個動作步驟。
◦ 搜尋並選擇「Digest by Zapier」作為應用程式。
◦ 選擇「Append Entry and Schedule Digest」作為動作事件。
3. 命名你的摘要 🏷️
◦ 在「Configure」選項卡中,為你的 Digest 輸入一個獨特的名稱（例如「我的每日郵件摘要」）。這個名稱主要用於內部識別,方便你管理多個摘要。
4. 定義摘要內容 (Entry) 📝
◦ 在「Entry」欄位中,填寫你希望在最終摘要中顯示的內容。
◦ 你可以結合靜態文字（例如「新文章發布：」）和動態資料（從前一個觸發器或動作步驟中映射過來的資訊,例如「文章標題」、「連結」）。
◦ 你也可以利用 HTML 或 Slack 格式語法來美化內容,例如 From {Gmail From Email} 和 <{Gmail Message URL}|前往郵件>。
5. 設定遞送頻率 ⏰
◦ 在「Frequency」欄位中,選擇你希望摘要發送的頻率：每日 (Daily)、每週 (Weekly)、每月 (Monthly),或當達到特定條目數量 (Number of Entries)。
◦ 如果選擇每日/每週/每月,還需要設定具體的「Time of Day」或「Day of the Week」。
6. 新增目的地應用程式 📤
◦ 在 Digest 步驟之後,再新增一個動作步驟。
◦ 選擇你希望接收摘要的應用程式,例如「Slack」（發送頻道訊息）或「Gmail」（發送郵件）。
◦ 在內容欄位中,選擇從 Digest 步驟輸出的摘要內容。
7. 測試並啟用你的 Zap! ✅
◦ 測試你的 Zap,確保所有步驟都正常運行,並且摘要內容和發送符合預期。沒問題就啟用它吧!
3.2 進階設定：釋放現有摘要 (Release Existing Digest) - 手動或客製化排程
如果你想更彈性地控制摘要的釋放時間,例如一次性收集多個來源的資訊,然後在特定時間點統一發送,就需要用到這個方法。
1. 第一個 Zap (收集資訊)：
◦ 設定好你的觸發器和前置動作。
◦ 新增 Digest 動作,選擇「Append Entry and Schedule Digest」。
◦ 為 Digest 命名（與第二個 Zap 使用相同名稱）,並在「Entry」欄位中設定摘要內容。
◦ 在「Frequency」中選擇「Manual」（手動）,這表示這個 Zap 只負責收集,不負責發送。
◦ 這個 Zap 到此結束,不需設定目的地應用程式。
2. 第二個 Zap (釋放摘要)：
◦ 觸發器：建立一個新的 Zap。觸發器可以選擇「Schedule by Zapier」（排程）來設定固定的釋放時間,例如每週五下午 2 點。
◦ 動作：新增一個動作步驟,選擇「Digest by Zapier」作為應用程式。
◦ 選擇「Release Existing Digest」作為動作事件。
◦ 設定時,從下拉選單中選擇與第一個 Zap 相同的 Digest 名稱。
◦ 目的地應用程式：最後,新增一個動作步驟來選擇接收摘要的應用程式（例如 Slack 或 Gmail）。
◦ 測試並啟用：測試這個 Zap,並確認它能夠正確釋放並發送摘要。
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🙋♀️ 四、常見問題與解決方案：學習路上的小夥伴
學習新工具難免遇到小狀況,別擔心,數據艾倫老師都幫你想到了!
• Zap 沒有執行或出錯了? 🐛
◦ 檢查觸發器和動作設定：最常見的問題是欄位對應錯誤,或是在設定時沒有提供足夠的權限。重新檢查每一步的設定和資料映射。
◦ 檢查應用程式連接：有時候,應用程式的權限會失效。重新連接你的 Google 帳戶或其他應用程式帳戶試試看。
◦ 利用 Zapier 的 AI 功能排除故障：Zapier 平台內建了 AI 工具,可以幫助你排除 Zap 的錯誤,甚至針對問題提供解決方案!。
◦ 查看「任務歷史」：在 Zapier 後台,你可以看到每個 Zap 的執行狀況,如果失敗了會有錯誤訊息,根據訊息去修改通常就能解決。
• 摘要內容不符合預期? 🧐
◦ 檢查「Entry」欄位：仔細檢查你設定的摘要內容（Entry 欄位）,確保你映射的資料和自訂文字都正確無誤。如果有使用 HTML 或 Slack 格式化,也要檢查語法是否正確。
◦ Digest 名稱是否唯一：確保用於追加和釋放的 Digest 名稱是唯一的。如果多個 Zap 使用相同的 Digest 名稱,它們的資料可能會混淆,導致摘要內容不正確。
• 不想要發送空的摘要? 🚫
◦ 在發送摘要的動作步驟（例如發送 Slack 訊息或 Gmail 郵件）之前,新增一個「Filter by Zapier」步驟。
◦ 設定篩選條件,檢查 Digest 步驟的「count」輸出。這個 count 會顯示摘要中累積的條目數量。
◦ 例如,設定條件為「count 大於 0」。這樣,如果摘要中沒有任何條目（count 為 0）,Zap 就會停止,不會發送空的訊息。
◦ 你也可以使用 Formatter 的試算表公式,根據 count 的值來輸出不同的訊息,例如「今天沒有會議」或實際的會議列表。
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🎯 五、應用範例：讓 Digest by Zapier 成為你的超級助手!
「Digest by Zapier」的應用範圍超級廣泛,可以幫你將各種重複性、煩人的通知變成清晰有用的報告!
• 每月費用報告彙編 💰
◦ 情境：當員工在 Xero 等會計軟體中提交新費用時。
◦ 自動化：Zap 觸發後,Digest by Zapier 收集員工姓名、費用金額和表單連結,然後設定每個月釋放一次,透過 Gmail 自動發送一份完整的費用報告給財務團隊。
• 每週團隊成果慶祝 🎉
◦ 情境：當團隊成員在 Asana 完成任務時。
◦ 自動化：Digest 收集任務名稱、指派人和完成時間。設定每週五下午 4 點釋放。在釋放前,還可以透過「AI by Zapier」將列表內容改寫成充滿慶祝意味的語氣,然後發布到 Slack 團隊頻道,讓大家一起為成果歡呼!
• 每週銷售潛在客戶摘要 📊
◦ 情境：潛在客戶資訊來自多個來源,例如 Typeform 表單和 Facebook Lead Ads。
◦ 自動化：建立多個 Zap,分別將來自 Typeform 和 Facebook Lead Ads 的潛在客戶資訊「追加」到同一個 Digest。然後,設定另一個 Zap,透過「Schedule by Zapier」在每週五下午 2 點觸發,釋放這個 Digest 的內容,並發送到 Slack 銷售團隊頻道,讓銷售團隊一次性掌握所有潛在客戶的動態。
• 每日郵件/新聞摘要 📧📰
◦ 情境：想要每天收到重要郵件或行業新聞的精華摘要。
◦ 自動化：結合 Gmail 或 RSS by Zapier 作為觸發器,將新郵件內容或 RSS 文章摘要。然後,Digest by Zapier 收集這些摘要,並設定每天在指定時間（例如早上 8 點）發送到 Slack 或你的郵箱,讓你快速瀏覽重點。
• 下一個工作日的會議列表 📆
◦ 情境：每天下班前,想知道明天有哪些會議。
◦ 自動化：設定一個 Zap,在 Google Calendar 事件開始前 26 小時觸發,收集會議資訊（標題、時間）,並追加到一個名為「Schedule for Tomorrow」的 Digest。設定每天下午 4 點釋放,並透過 Slack 私訊發送給你,讓你對隔天的行程瞭如指掌。
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🌟 六、總結與延伸閱讀：開啟你的自動化之旅!
「Digest by Zapier」是一個非常強大且靈活的工具,它能幫你告別被海量通知淹沒的困境,將零碎的資訊轉化為有條理、有價值的摘要報告。💯 無論你是要追蹤財務、管理團隊、監控潛在客戶,還是掌握行業動態,Digest 都能讓你的資訊流動更加智慧、高效!它讓你能夠把寶貴的時間和精力,投入到真正需要創意和策略的工作上,而不是疲於應付不斷湧入的訊息。💻💖
現在,就開始嘗試用 Digest by Zapier 整理你的數位生活吧!🚀
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💯學習資源推薦：
Zapier 官方網站：https://zapier.com/ Zapier
幫助中心：https://help.zapier.com/ Zapier
社區論壇：https://community.zapier.com/ Zapier
官方 YouTube 頻道：https://www.youtube.com/user/ZapierApp
Zapier 網絡研討會：https://zapier.com/webinars/