哈囉,各位同學!👋 我是你們的AI軟體陪跑夥伴——數據艾倫!今天艾倫要帶大家用三分鐘,輕鬆搞定 Zapier 裡一個超實用的自動化時間控制魔法：Delay by Zapier!⏰🚀

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Delay by Zapier 教學：讓你的工作自動「等等」再跑!⏳

一、What?什麼是 Delay by Zapier?🤔

你是不是常常覺得有些自動化任務,不能馬上執行,需要「等一下」再動作? 比如說：

• 客戶填寫完表單後,你希望過兩天再寄送追蹤信?📧

• 新的訂單進來,但你希望等幾分鐘,讓所有資料都同步好再處理?📊

• 專案任務指派後,想過一段時間再提醒團隊成員?✅

在 Zapier 的自動化世界裡,Zap（自動化流程）通常會在觸發事件發生後立即執行後續動作。但如果你需要更精準地控制時間,讓流程「暫停」一下,那 Delay by Zapier 就是你的救星!它就像一個智慧的「暫停鍵」,能讓你的 Zap 在特定時間後,或直到某個日期時間點才繼續執行下一步動作。

特別的是,它雖然是作為 Zap 中的一個「動作」步驟來設定,但它不計入你的 Zapier 任務用量喔! 超佛心!✨

二、Why?為什麼要用 Delay by Zapier?💡

為什麼這個功能這麼重要呢?原因很簡單：

• 提升自動化彈性與人性化：讓你的自動化流程不再只是「事件發生即行動」,而是能根據需求,加入更自然的時間間隔,讓客戶感受更個人化,避免過度自動化的生硬感。

• 優化應用程式協作效率：有些應用程式有 API 請求的速率限制（Rate Limiting）,或是一次性接收大量資料容易出錯。使用 Delay 功能可以將批次任務排隊,一個個依序執行,避免系統過載,確保資料傳輸順暢不漏失。

• 確保任務精準執行：對於需要精準時間點觸發的任務,例如會議結束後才發送的感謝信,Delay by Zapier 可以確保在正確的時機執行。

三、How?怎麼設定 Delay by Zapier?🛠️

別擔心,設定 Delay by Zapier 就像玩樂高一樣簡單!艾倫帶你一步一步來:

1. 登入 Zapier 並建立新 Zap:

    ◦ 首先,登入你的 Zapier 帳戶。

    ◦ 點擊左側的「+ Create」按鈕,選擇「Zap」來建立一個新的自動化流程。

2. 設定觸發器 (Trigger):

    ◦ 在 Zap 編輯器中,選擇你的「觸發應用程式 (Trigger App)」和「觸發事件 (Trigger Event)」。

    ◦ 例如：當新的 Google 表單回應提交時。

    ◦ 連接你的帳戶並設定相關欄位。

    ◦ 測試觸發器：確認觸發器設定成功並有範例資料後,點擊「Continue with selected

record」。

3. 加入「Delay by Zapier」步驟:

    ◦ 點擊觸發器下方的「+」按鈕,搜尋並選擇 「Delay by Zapier」 作為中間的「動作應用程式 (Action App)」。

    ◦ 接著,選擇你想要的延遲類型：

        ▪ Delay For (延遲一段時間) ⏱️：

            • 選擇「Delay For」作為「動作事件 (Action Event)」。

            • 在「Time Delayed For (value)」欄位,輸入你希望延遲的時間量（例如：2）。

            • 在「Time Delayed For (unit)」下拉選單,選擇時間單位（例如：Hours, Days, Weeks）。

            • 這會讓 Zap 在觸發後,延遲你設定的時間後才繼續執行。

        ▪ Delay Until (延遲直到特定日期/時間) 📅：

            • 選擇「Delay Until」作為「動作事件」。

            • 在「Date/Time Delayed Until」欄位,選擇一個來自前一個步驟的日期時間欄位 (例如 Calendly 的會議結束時間),或輸入一個靜態的日期時間。

            • 這會讓 Zap 暫停,直到指定的日期時間點過後才繼續執行。

        ▪ Delay After Queue (排隊延遲) 🧮：

            • 選擇「Delay After Queue」作為「動作事件」。

            • 設定一個「Queue Title」（隊列名稱）和延遲時間（Value 和 Unit）。

            • 這個模式會將任務排隊,確保每個任務在前一個完成後,延遲一段時間再執行,非常適合處理大量資料或有 API 限制的應用程式。

    ◦ 設定好後,點擊「Continue」。

    ◦ 測試延遲器：點擊「Test step」。Zapier 會顯示一個預期的延遲時間。確認後,點擊「Continue」。

4. 設定後續動作 (Action):

    ◦ 現在,添加一個新的「動作」步驟,選擇你希望在延遲結束後執行的應用程式和事件。

    ◦ 例如：使用 Gmail 發送一封自動追蹤郵件。

    ◦ 連接你的應用程式帳戶,並根據需求填寫動作的詳細欄位。

    ◦ 測試並發布 Zap：

        ▪ 點擊「Test step」來測試你的最終動作,檢查是否成功執行。

        ▪ 如果一切 OK,點擊「Publish Zap」按鈕,讓你的 Zap 開始自動運行吧!🎉

四、應用範例：讓你的生活更智慧!🌍

• 潛在客戶培育 💌:

    ◦ 當 Facebook Lead Ads 獲得新潛在客戶時,延遲 2 天。

    ◦ 自動透過 Gmail 發送個人化追蹤郵件。

• 客戶溝通自動化 📆:

    ◦ 當 Calendly 建立新會議時。

    ◦ 使用 Delay Until 延遲到會議時間結束。

    ◦ 自動透過 Email by Zapier 發送感謝信或會議記錄.

• 資料同步管理 📊:

    ◦ 當 Shopify 有新客戶訂單時。

    ◦ 使用 Delay After Queue 延遲 2 分鐘,將客戶資料排隊。

    ◦ 自動新增客戶資料到 Google Sheets。避免大量寫入衝突。

• 任務提醒與追蹤 ✅:

    ◦ 當 Asana 建立新專案任務時。

    ◦ 團隊在 Microsoft Teams 收到通知。

    ◦ 使用 Delay Until 延遲到任務截止日期過後。

    ◦ 自動發送追蹤通知提醒審核任務進度。

五、常見問題與解決方案：學習路上的小夥伴 🙋‍♀️

• Delay by Zapier 需要付費嗎?

    ◦ 是的,Delay by Zapier 是一個進階功能,需要付費 Zapier 方案（Pro Plan 或更高版本）才能使用。

• Delay 有時間限制嗎?

    ◦ Delay by Zapier 最多只能延遲一個月。如果你需要延遲超過一個月,可以考慮使用 Google Calendar 的「Event Start」作為觸發器來達成。

• 為什麼我的 Zap 觸發後沒有馬上延遲?

    ◦ Zapier 的部分觸發器是「輪詢 (Polling)」觸發器,這表示 Zapier 會每隔一段時間（例如免費方案每 15 分鐘,付費方案每 6 分鐘）檢查一次是否有新資料。如果你的 Zap 使用輪詢觸發器,可能會有些微延遲才啟動 Delay 步驟。

六、總結與延伸閱讀：成為時間管理大師!🌟

Delay by Zapier 是一個讓你精準掌控自動化流程時間的強大工具。它能幫助你打造更流暢、更個人化的自動化體驗,把重複性的等待時間通通交給 AI 和 Zapier,讓你專注在更有意義的工作上。

現在就去 Zapier 試試看吧!💻💖

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💯學習資源推薦：

• Zapier 官方網站：https://zapier.com/

• Zapier 幫助中心：https://help.zapier.com/

• Zapier 社區論壇：https://community.zapier.com/

• Zapier 官方 YouTube 頻道：https://www.youtube.com/user/ZapierApp

• Zapier 網絡研討會：https://zapier.com/webinars/